Examen Especial UAI-EEAT-05-2007
Seguimiento de Recomendaciones
CONCLUSION
La falta de declaratoria de abandono oportuna, acompañada de la tardía ejecución de los actos de traslado de la mercancías, no permitió el inmediato inicio de los procesos de remate y/o venta directa, que conlleve a resarcir los valores que por concepto de tributos generaron las mercancías en estado de abandono.
RECOMENDACION		DIRIGIDO A	ESTADO
1		Al Gerente General	C
Disponer a la Subgerencia Distrital el cumplimiento de las recomendaciones que se formulan en el presente informe, con la finalidad de propender a una adecuada y oportuna declaratoria de abandono de las mercancías, su remate y venta directa.
Motores marinos caídos en abandono en el depósito aduanero de ALMACOPIO en enero del 2002, fueron rematados por la CAE en abril del 2004, no siendo concordantes las características técnicas entre el acta de peritaje e informe de aforo previo al remate
CONCLUSION
De los hechos descritos, se observa que los motores marinos amparados en los DUI 1462467,1462468 Y 1462469, que estuvieron bajo custodia del depósito aduanero de ALMACOPIO S.A., desde el 3 de julio de 2001 hasta el 30 de septiembre del 2004, no guarda n conformidad ( excepto el motor de serie (TD427E501) con las características técnicas de los motores descritos en los informes de aforo 091655,093842 y 093843 de BUREA VERITAS ECUADOR, según se colige al confrontar las características técnicas señaladas en el informe de aforo en destino de la Verificadora versus los informes de peritaje y avalúo realizados por la CAE, previo al remate, inobservándose por parte de Control de Zona Primaria, Administrativo financiero, Regímenes Especiales, Jefe de Bodega 1 y Técnico Especialista- Bodega 1 el artículo 10 del Reglamento General de Bienes del Sector Público y Norma de Control Interno 250-08 Constatación Física de Existencias y Bienes de Larga Duración.
RECOMENDACION		DIRIGIDO A	ESTADO
2		Al Gerente General	NC
Disponer a la Gerencia de Desarrollo Institucional que ordene la elaboración e implementación inmediata de un Manual de Procedimientos, Descripción de Funciones e Instructivos de Trabajo, que contemplen los procesos de recepción, inspección custodia, mantenimiento, conservación control y avalúo de mercancías en estado de abandono y aprehendidas, previo a su remata, dentro de los módulos de Zona Primaria, Depósitos Aduaneros, Bodegas de Abandonos y Remates, y Patios de la Gerencia General de la CAE.
2.2		Al Gerente del I Distrito	C
Oficiar al Subgerente Distrital, Supervisor de Regímenes Especiales, Jefatura de Control de Zona Primaria y Asesoría Jurídica, coordinar las acciones tendientes a hacer cumplir en un máximo de setenta y dos horas las resoluciones administrativas en las cuales se disponga el traslado de mercancías declaradas en abandono tácito por parte de la autoridad aduanera.
2.3		Al Gerente del I Distrito	NC
Disponer a la Subgerencia del I Distrito coordinar con el departamento de sistemas la necesidad de incluir dentro del reporte electrónico de la DAU A y C, un campo informativo que se encuentra en estado de abandono, su localización de bodega, número de remate, venta directa y fecha de publicación.
Falta de control de mercancías en estado de abandono no ha permitido a la CAE recaudar tributos por USD. 68.448,88
CONCLUSION
En base a los hechos relatados en párrafos anteriores, se evidencia una falta de control de las autoridades aduaneras, por la no verificación del cumplimiento de la inspección y traslado de los 847 transformadores dispuesta en la resolución 2004-ABT del 2 de abril de 2004. Adicionalmente, la actuación poco diligente por parte de ALMAQUIL S.A. tanto en la realización de las constataciones físicas y la no prestación de adecuadas seguridades para el almacenamiento de mercancías, situaciones que propiciaron la perpetración de sustracciones sistemáticas y robos a mano armada, lo que dio lugar al faltante de 234 transformadores eléctricos, que a un valor unitario de USD.996.31 según experticias realizada por el Ministerio Público representa un valor FOB estimado de USD. 233.136,54. En base a este valor y asignado la partida arancelaria 8504.33.00 “De potencia Superior a 16 KVA PERO INFERIOR O IGUAL A 500 KVA” que contempla un 15% de ad-valorem, el presunto perjuicio al estado ocasionado por ALMAQUIL S.A. representaría un total de tributos por USD. 68.448,88.
RECOMENDACION		DIRIGIDO A	ESTADO
3.1		Al Gerente Distrital	NC
Disponer a la Gerencia de Asesoría Jurídica coordinar con la Gerencia del I Distrito, las gestiones que permitan recuperar los USD. 68.448,88 por concepto de tributos no recaudados por la CAE en la desaparición de 234 transformadores eléctricos en las instalaciones del depósito aduanero de ALMAQUIL S.A.
3.2		Al Gerente Distrital	NC
Oficiar al Gerente de Desarrollo Institucional, la elaboración e implementación inmediata de un “Manual de Procedimientos, Descripción de Funciones e Instructivos de Trabajo”, que contemplen los procesos de recepción, inspección, custodia, mantenimiento, conservación, control y avalúo de mercancías en estado de abandono y aprehendidas, previo a su remate, dentro de los módulos de Zona Primaria, Depósitos Aduaneros, Bodegas de Abandonos y Remates, y patios de la Gerencia General de la CAE.
3.3		Al Gerente Distrital	NC
Disponer al Subgerente Distrital coordinar acciones con la Jefatura de Asesoría Jurídica, tendiente a la creación del marco jurídico propicio que permita viabilizar, el destino de los 613 transformadores eléctricos que permanecen en las bodegas de abandonos y remates de la Entidad.
247 Casos de liquidación de importaciones reflejadas en el SICE, bajo estado no confirmados por un total de tributos USD.3´746.245,09
CONCLUSION
El control de las certificaciones del pago de los tributos, no fue realizada a cabalidad por los funcionarios de nacionalización, de conformidad con lo señalado en el artículo 74 numeral 6 del Reglamento Orgánico Funcional de la CAE, originándose la recaudación no oportuna de tributos del comercio exterior, generados por trámites de importación que se encuentran reflejados en el SICE en estado NO CONFIRMADO-PAGO AUTORIZADO.
La no realización de verificación periódica por parte del Supervisor de Nacionalización del estado de trámites de importación no confirmados en el SICE, no ha permitido conciliar y asociar los pagos realizados en los otros distritos, que de un resultado coherente y real estado de liquidación de la importaciones a consumo con regímenes precedentes.
La falta de inspecciones y/o verificaciones físicas de los equipos y medios de transporte internados como regímenes especiales al país y declarados a consumo bajo estados no confirmados en el SICE por parte de la Gerencia Distrital a través del Supervisor de Regímenes Especiales, dio lugar a que la CAE se vea impedida de realizar remates y perciba recursos a favor del Estado.
La no suscripción de actas de entrega-recepción entre las áreas de Operaciones Aduaneras y Departamento Jurídico del Distrito con Secretaria General-Archivo Técnico, respecto a los expedientes de importación en poder de éstos, originó la no disponibilidad de evidencia documental de 247 casos de importaciones a consumo, en estado no confirmados y /o autorizados.
RECOMENDACION		DIRIGIDO A	ESTADO
4.1		Al Gerente General	NC
Disponer a la Gerencia de Asesoría Jurídica, la facilitación a esta Unidad de Control de los justificativos administrativos suficientes y competentes que sustenten el retiro, traslado y destino final de los treinta y tres (33) casos de mercancías que ingresaron a los Almacenes de TIMSA y SVU, las mismas que permanecieron en estado de abandono hasta el momento de la revocatoria de la autorización por parte de la CAE.
4.2		Al Gerente General	NC
Oficiar al Gerente de Desarrollo Institucional que disponga al Departamento de Sistemas, la creación de un campo informativo en la DAU, de aquellas mercaderías que han sido sujetas a procesos de remates, ventas directas, donaciones o destrucciones, con todos los referentes a número y año del remate, número del grupo u orden, entre otros datos, principalmente.
4.3		Al Gerente Distrital	NC
Disponer al Jefe de Operaciones que coordine con el Departamento de Sistemas, para realizar las correspondientes correcciones en el SICE respecto de aquellos trámites de consumos y con regímenes especiales precedentes, que se reflejan bajo estado NO CONFIRMADOS y /o PAGOS AUTORIZADOS en la Gerencia del Primer Distrito- Marítimo, amparadas en importaciones temporales, cuyos tributos fueron cancelados en la Aduana de destino de dichas mercancías tales como: Esmeraldas, Cuenca, Huaquillas, Manta, Quito y Zona de Carga Gye.
4.4		Al Gerente Distrital	NC
Instruir al Departamento de Sistemas del Primer Distrito realizar el seguimiento y constatar el fiel cumplimiento del requerimiento 091-2006 del 18 de Abril del 2006, realizado por el área de procesos de la Gerencia de Desarrollo Institucional, el mismo que fue puesto en producción el 16 de mayo del mismo año y hecho conocer a esta Unidad de Control mediante oficio No. GDI-DIT-OF-1027 del 10 de Julio del 2007, cuya copia nos permitimos adjuntar. Este control permite corregir y dar solución a lo descrito en el punto 3.3 de acuerdo a lo señalado por la Gerencia de Desarrollo Institucional en la comunicación antes mencionada.
4.5		Al Gerente Distrital	NC
Recordar y enfatizar al Supervisor de Nacionalización la importancia de informar a la Subgerencia Distrital, todos aquellos trámites bajo estado NO CONFIRMADOS y/o PAGOS AUTORIZADOS, reflejados en el Sistema interactivo de Comercio Exterior, con la finalidad de adoptar medidas tendientes a la recaudación inmediata de los tributos al comercio exterior, previa coordinación con el Departamento de Asesoría Jurídica.
4.6		Al Gerente Distrital	NA
Instruir a la Subgerencia Distrital coordinar con el departamento de sistemas, la creación de una restricción en el SICE para aquellos importadores que han incurrido en el abandono de mercancías y que no realizaron el levantamiento de las mismas, con la finalidad que en posteriores trámites sea solicitada una garantía que cubra el valor por los probables tributos del comercio exterior incluyendo los costos de traslado y destrucción de las mercancías.
4.7		Al Gerente Distrital	NC
Disponer al Jefe de Operaciones emita a la Subgerencia Distrital, en los plazos establecidos en la Ley Orgánica de Adunas y su Reglamento, las declaraciones de importación que por diferentes circunstancias y sin motivos que la justifiquen, no hayan cumplido con las formalidades aduaneras exigibles previo a la nacionalización de las mercaderías, a fin de que en forma oportuna se proceda a la declaratoria de abandono y se continúe con el trámite de remate, previo análisis con el Departamento Jurídico del Distrito.
4.8		Al Gerente Distrital	NC
Instruir a la Subgerencia Distrital coordinar acciones con la Unidad de Control de Zona Primaria, para la determinación de existencias de mercancías que se encuentren hasta la presente fecha con más de quince días y desde años anteriores en las bodegas de Zona Primaria, debiendo señalar los días de permanencia de la carga desde la fecha de arribo al país y/o ingreso al módulo. Previo el análisis de cada caso, se declarará de oficio el abandono tácito e iniciará las acciones tendientes al remate de las mercancías.
4.9		Al Gerente Distrital	NC
Oficiar a la Subgerencia Distrital y Control de Zona Primaria, la localización de los presuntos faltantes de carga suelta y contenerizada reportadas a Auditoría Interna por parte de los Almacenes Temporales, para su posterior inspección y traslado; de determinarse faltantes, previo análisis de Asesoría Jurídica, la adopción de instancias legales.
4.10		Al Gerente Distrital	NC
Solicitar al Gerente de Desarrollo Institucional la implementación en el Sistema Informático de la CAE, de una privilegio u opción que le permita al revisor o comprobador documental aceptar la declaración aduanera tramitada electrónicamente, con la respectiva asignación de un refrendo, una vez que el importador haya cumplido totalmente con las observaciones y formalidades aduaneras del régimen.
4.11		Al Gerente Distrital	NC
Disponer a todas las áreas de la Gerencia del Primer Distrito que tienen en su poder expedientes de importación procedan a remitirlos a la Secretaria General, para la creación de un archivo especial de aquellos trámites que se encuentran con observaciones respecto al cumplimiento de formalices aduaneras y en proceso de nacionalización bajo estado NO CONFIRMADOS y/o PAGO AUTORIZADO. En aquellos casos donde las áreas operativas y departamento jurídico, requieran mantener en su poder expedientes de importación, estos deberán ser requeridos, con argumentos debidamente fundamentados a la Secretaria General para la emisión de copias certificadas.
4.12		Al Gerente Distrital	C
Disponer a la Subgerencia Distrital, la programación inmediata de actos de peritaje e inventarios físicos en forma detallada y pormenorizada por ítem, de la totalidad de carga suelta y contenerizada, en estado de abandono y aprehendida, que ingresa y se encuentra en existencia en las bodegas de Puerto Marítimo y Patios de la Gerencia General de la CAE. Simultáneamente la elaboración de actas entrega-recepción por parte del custodio responsable, en la cual se dejará constancia de la cantidad de ítems inventariados con el respectivo informe pericial. Al custodio de la bodega, le será emitida la respectiva acción de personal y deberá encontrarse caucionado.
Tratamiento inapropiado de sellos, firmas y rúbricas durante los procesos de inspección, traslado y remate de mercancías
CONCLUSION
El inadecuado tratamiento de los sellos, firmas y rúbricas, por parte de los funcionarios de la unidad de Remates, ocasionó que el informe de faltantes de mercancías de los seis contenedores, emitido por el funcionario de Control de Zona Primaria y hecho conocer a la Unidad de Remates, no haya sido canalizado oportunamente por la servidora encargada del Remate 02-2004 a la Gerencia del Primer Distrito, para una toma de decisiones inmediata por parte de la autoridad aduanera, inobservándose lo establecido en el artículo 40 la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; Noma de Control 110-08 Actitud hacia el Control Interno, 210-04 Documentación de respaldo y su archivo y 210-07 Formularios y Documentos.
Durante el período sujeto a examen no se evidencia la existencia de un Manual de Procedimientos, Descripción de funciones e Instructivos de Trabajo, que norman las actividades de ingreso y salida, de mercancías en estado de abandono y aprehendidas, a los patios de la Gerencia General de la CAE, lo cual dio lugar a que no se suscriban actas de entrega- recepción entre funcionarios entrantes y salientes, responsables de la custodia de los bienes de terceros en custodia de la Institución, no cumpliéndose lo establecido en el artículo 10 del Reglamento de Bienes del Sector Público.
RECOMENDACION		DIRIGIDO A	ESTADO
5.1		Al Gerente General	NC
Disponer al Gerente de Desarrollo Institucional a) La evaluación de la creación de una Jefatura de Abandonos y Remates en la Gerencia del Primer Distrito, ya que en la actualidad dicha área realiza todas las actividades inherentes a la organización de los remates, ventas directas y adjudicaciones de mercancía, b) La preparación de manuales técnicos operativos que normen al detalle las actividades previas al remate, en los relacionado a los procesos de traslado, entrega, recepción, custodia, avalúo, peritaje, mantenimiento, control y conservación de mercancías.
5.2		Al Gerente General	C
Disponer al Gerente Administrativo Financiero y de R.R.H.H. ordenar la apertura de un libro de registro de firmas, rúbricas y sumillas, como requisito complementario a las base de datos personales de funcionarios, existente en el Departamento de Recursos Humanos, al momento del ingreso de los servidores de la entidad, con el compromiso de parte de los Jefes y Gerentes de las Unidades Operativas y Administrativas, de constatar aleatoria y periódicamente el cumplimiento de la disposición emanada.
Existencia de artículos de Joyería en la Corporación Aduanera Ecuatoriana
CONCLUSION
Existe un saldo de joyas que permanecen desde hace 25 años aproximadamente, sobre las cuales las administraciones de turno no han tomado decisiones sobre el destino final de las mismas.
RECOMENDACION		DIRIGIDO A	ESTADO
6.1		Al Gerente General	C
Disponer al Gerente Administrativo Financiero y de R.R.H.H. y Gerente del Primer Distrito, la realización inmediata de una verificación física al detalle de los artículos de joyería, en base a actas existentes de venta directa y entrega-recepción, cuyas copias nos permitimos adjuntar.
6.2		Al Gerente General	C
Disponer al Gerente de Asesoría Jurídica, el planteamiento de una consulta dirigida a la Procuraduría General del Estado, sobre el destino de aquellas mercancías, dado el caso, que la naturaleza de las mismas, amerita un tratamiento legal especial.
6.3		Al Gerente General	C
Comunicar a la Unidad de Auditoría Interna, la realización del acto de suscripción del acta entrega-recepción, con los consiguientes resultados que arroje la constatación e inventario al detalle de las referidas mercancías.
Las Bodegas de abandonos y remates de la Gerencia del I Distrito y Patios del edificio principal de la Gerencia General no prestaron adecuadas seguridades para el almacenamiento de mercancías
CONCLUSION
La inobservancia por parte de los Subgerentes Distritales y custodios de las bodegas, respecto a los señalado en el Reglamento para Registro y Control de Cauciones constante en Acuerdo No. 015.CG del 25 de Junio del 2003 publicado en R.O. 120 de 8 de julio del 2003 y artículo 2,10 y 56 del Reglamento General de Bienes del Sector Público, artículo 8, literal a y b y artículo 11, numerales 1,2 y 2.4 del Reglamento para Calificación y Registro de personas naturales, publicado en Registro Oficial 120 del 14 de julio del 200; delegación de funciones GER-353 Y 252 del Gerente Distrital, Resolución GDI-004-2003 del 30 de septiembre del 2003, GDI-003-2003 del 23 de septiembre de 2003 y oficio CAE-EDDI-J-6969 del 19 de Octubre de 2005, no permitió que la CAE logre mantener un control interno idóneo y acertado, con respecto a las mercancías aprehendidas y en estado de abandono.
RECOMENDACION		DIRIGIDO A	ESTADO
7.1		Al Gerente General	NC
Autorizar el ingreso y permanencia de mercancías aprehendidas a los patios de la Gerencia General por un lapso de hasta 15 días, mientras se agilite la documentación pertinente en la Gerencia Distrital, al término del cual, deberán ser trasladadas a las bodegas de abandonos y remates de la CAE, para su posterior remate; disposición que se mantendrá, hasta no darse las condiciones físicas adecuadas, que garanticen la integridad de la carga destinada a dichas instalaciones.
7.2		Al Gerente General	NC
Oficiar al Gerente de Desarrollo Institucional: a) La elaboración e implementación inmediata de un Manual de Procedimientos, Descripción de Funciones e Instructivos de Trabajo, que contemplen los procesos de recepción, inspección, custodia, mantenimiento, conservación, control y avalúo de mercancías en estado de abandono y aprehendidas, previo a su remate, dentro de los módulos de Zona Primaria, Depósitos Aduaneros, Bodegas de Abandonos y Remates, y patios de la Gerencia General de la CAE; b) La creación de un Sistema Integrado de Control de Inventarios, que le permita a la Subgerencia Distrital, poseer un control independiente desde su terminal, con información real y fidedigna, de la existencias y movimientos de la carga suelta y contenerizada que ingresa a las bodegas, ejerciendo de esta forma, un control interno sobre las existencias de mercancías a una determinada fecha, sin la dependencia de información del custodio de la bodega. El sistema informático que será implementando, considerará entre otros, los siguientes campos informativos: · Fecha de arribo e ingreso a almacén, depósito y bodega de la CAE. · Descripción en cantidades y/ o unidades físicas por ítem de la carga suelta y contenerizada que ingresa a la bodega con las características correspondientes. · Tiempo de permanencia en almacén, depósito y bodega. · Fecha de realización del peritaje con los valores del avalúo. · Número y fecha de la publicación de la declaratoria de abandono y convocatoria a remate y venta directa. · Número y fecha de la orden y grupo asignada a la mercancía para su remate y venta directa dentro del cuadro de remates. · Fecha y nombre del medio de prensa en que se público. · Fecha de realización del remate, venta directa, donación y destrucción. · Ubicación de la mercancía. · Condición o status ( decomiso administrativo y/ o judicial). · Registro del número y fecha del acta de adjudicación del remate, venta directa, donación y/o destrucción.
7.3		Al Gerente General	NC
Disponer a la Gerencia Administrativa Financiera y de RRHH: a) La creación de una partida presupuestaria destinada a la cobertura de los costos incurridos en los procesos de destrucción de aquella mercancía caducada, deteriorada y de riesgo para el medio ambiente, b) La revisión de las condiciones contractuales de las Pólizas de Seguros de los diversos riesgos contratados por la Entidad, respecto a las mercancías en custodia de la Institución., c) evaluar los índices de eficiencia en la recuperación de los tributos de comercio exterior a través de los procesos de remate y venta directa que hasta la actualidad la CAE ha manejado, con la finalidad de determinar el costo-beneficio para la entidad. De existir resultados desfavorables, analizar la posibilidad de proceder a la concesión de dicha actividad, de conformidad con disposiciones legales vigentes.
7.4		Al Gerente General	NC
Disponer al Gerente del Primer Distrito, la conformación de una comisión integrada por delegados de la Jefatura de Asesoría Jurídica, Custodios de las Bodegas y Responsable de la Unidad de Remates, que tendrá como finalidad, la conciliación de la información jurídica y administrativa, respecto de todas aquellas mercancías que se desconoce su status legal, en base a los listados detalles de existencias emitidos por las bodegas de abandonos. Los datos ha ser considerados, corresponderán entre otros a: · Número de denuncia · Fecha de la denuncia · No. de expediente · Juzgado en que se ventila · Status y/o situación legal · Descripción del caso · Personas involucradas · Nombre y cargo de funcionario denunciante, entre otros aspectos. Obtenida esta información, se procederá a realizar el seguimiento e impulsar simultáneamente los procesos legales en el Ministerio Fiscal Distrital de Aduanas, a efecto de lograr agilidad en la toma de decisiones y de gestión de las resoluciones que correspondan por parte del juez, para la evaluación a corto plazo de la mercancías que permanecen desde años anteriores, en las bodegas de remates y patios de la Gerencia General.
7.5		Al Gerente General	NC
Instruir al Subgerente del Primer Distrito la designación de profesionales calificados para los actos de avalúos y peritaje, respecto de mercancías de naturaleza especial, de conformidad con el Reglamento para la Calificación y Registro de Personas Naturales y Jurídicas y Asociaciones que ejerzan actividades de avalúo y peritaje, publicado en el Registro Oficial No. 120 del 14 de julio del 2000.
7.6		Al Gerente General	C
Disponer a la Subgerencia Distrital, la programación inmediata, de actos de peritaje e inventarios físicos en forma detallada y pormenorizada por ítem, de la totalidad de carga suelta y contenerizada, en estado de abandono y aprehendida, que ingresa y se encuentra en existencia en las bodegas de Puerto Marítimo y patios de la Gerencia General de la CAE. Simultáneamente la elaboración de actas entrega-recepción por parte del custodio responsable, en la cual se dejará constancia de la cantidad de ítem inventariados con el respetivo informe pericial. Al custodio de la bodega, le será emitida la respectiva acción de personal y deberá encontrarse caucionado.
Siglas
C	Cumplida
NC	No Cumplida
NA	No Aplica
SR	Sin Respuesta